从最基本的意义上讲，会以投资回报率开始于出色的预算，也就是说要根据不同的会议需要，制定不同的预算方案。

　 　去年九月份在华盛顿举行的“全国可支付会议研讨会”上，演讲者Bonnie Wallsh，同时也是位于美国北卡罗来纳州夏洛特的Bonnie Wallsh协会的首席解决方案官，她为参会代表介绍了成为一个出色的预算制定人的方法，同时还总结出了三项关键性措施，以制定一个有效的消费计划。

　　首先，她表示，会议策划者应当清楚会议的目的。“我把这一条看作是制定会议预算的基础。” Wallsh说，要明白企业以及参会者想从会议中得到什么，并以此来安排会议目的地、会议日程以及会议花费等。

　　一旦会议的目的确立之后，评价会议的需求就成了关键，例如，场地面积要求、会议日程和功能规划，以及会议放在一周的什么时间举办等。以上所有因素都会对预算产生影响。

　　会议策划者需要熟悉会议客人，如果他们的级别较高，成本可能就会更高一些。特别的需求，例如餐饮需要，会影响餐饮成本。客人们来自哪里会影响到会议的地点的选择，当然也会影响到成本。

　　在收集了以上信息之后，Wallsh表示，会议策划者应当起草一个预算计划，以帮助计算收入和支出。回顾一下上一届会议的历史，如果有的话，就有助于降低会议相关的成本。

　 　然后，她建议大家将会议花费分为以下几个部分，包括客房、交通运输、餐饮、视听、印刷材料、行政管理、娱乐、演讲人报酬等。在每一个种类中，预算策划应 该包括3个栏目：一是预期投入，二是实际花费，三是这两者之间的差额。“是否具体按照以上三点来做并不重要，重要的是要明白你关注的是会议成本的底线。” 在每一个开支项目中，把与会议开支相关的内容都找出来，包括所有的税款、展览费用、服务费用、赠品费用，以及一些附加费用，例如高尔夫俱乐部的租金等。

　　如果说会议可以带来收入，例如赞助收入，她建议制作一个收入数据表格。当然，只有在会后才能知道精确的数字。

　　Wallsh提醒策划者一定要对各种意外情况做好心理准备。“我一般会留出10%左右的预算作为不可预见开支”。

　　防止突破预算的20种方法：

    1、限制有权签字人的数量。

    2、如果使用量较大，不妨租赁一台传真机或者是复印机。

    3、相同的房间安排相同的AV配置。

    4、联系已在该城镇里演出的娱乐明星为本次会议演出。

    5、使用你自己的活动挂图和标记。

    6、提供欧式早餐。

    7、缩短接待时间。

    8、通过消费量来预订餐饮，而不是以平均每人消耗的数量来计算。

    9、减少晚宴上菜点的数量。

    10、提供清淡午餐，例如沙拉。

    11、有必要的时候提供盒装午餐。

    12、通过谈判压低会务组及演讲人客房的费用。

    13、聘请地方的演讲者。

    14、为就餐寻找赞助。

    15、使用循环利用的徽章。

    16、雇用学生服务人员。

    17、组织由参会代表自行承担费用的交流晚宴。

    18、预订优惠时期或者非高峰时期的场所。

    19、就餐采用“随身管家”服务，而不是自助服务。

    20、务必在当地城市印刷材料，以减少运费。